仕事中に突然任務が一段落し、ふと静かな時間が訪れたことは、皆さんにもあるかもしれません。
また、待ち望んでいた休暇がやってきたものの、どう過ごせばいいのかわからず、気づけば時間だけが過ぎていた、という経験もあるでしょう。
しかし、こうした静けさは、実は私たちの創造力に火をつけ、新しいアイデアを生み出すきっかけになり得ます。退屈な時間も無駄に感じることなく、価値あるものとして活用することで、仕事の効率だけでなく、日常生活にも豊かさをもたらすことができます。
本稿では、見えにくい創造的なひらめきを呼び覚ますための、平凡な空き時間の活用法や、退屈がいかにして創造力を高めるか、リフレッシュするための方法をご提案します。
ぽっかり空いた時間にストレスを感じる方は、ぜひここで紹介するアイデアを試してみてください。
オフィスで見つける「暇な瞬間」を活用する3つの賢明な方法
オフィスでの勤務中に、予期せぬ空き時間ができることがありますね？
たとえば、突然の予定のキャンセルや、会議の前のわずかな待ち時間など、活動が制限される瞬間もあります。 そんな時、ただ時間を過ごすのは少しもったいないと感じることでしょう。
ですが、仕事中なので適切な活動を選ぶことが重要ですし、それがストレスになることもあるかもしれません。 ここでは、オフィスでの「暇な時間」を有意義に使うための3つの賢明な方法をご紹介します。
オフィス環境の整理整頓のすすめ
日々の業務に追われがちな職場では、机の周りやコンピュータ内の整頓が疎かになりがちです。
しかし、仕事でちょっとした隙間時間ができたときにこれらを整えることで、頭の中もはっきりし、結果として仕事の効率もより良くなります。
今回は、仕事の合間にできる、机の周りとパソコン上のデータを整理する方法について解説します。
デスク環境の整頓のポイント
- 不必要な文書は即座に廃棄する、使わなくなった書類やメモは迷わず処分しましょう。重要な書類に関してはデジタル化し、物理スペースを確保しましょう。
- 頻繁に使用するアイテムを再配置 常用する文房具や書類は手の届くところに、使用頻度の低いものは引き出しなどに収納し、使いやすさを考えましょう。
- デスクの表面清掃を習慣化 日の終わりにはデスクを拭くことで、清潔な環境を保ち、翌日快適に仕事をスタートできます。
パソコン内データ整理のコツ
- 不要なファイルは定期的に削除 使用しなくなったドキュメントや画像、ダウンロードファイルなどは、定期的に点検し、削除を心がけましょう。そうすることで、パソコンもスムーズに動作するようになります。
- フォルダ構造の見直しと命名ルールの設定 フォルダを各カテゴリに整理し、直感的に理解しやすい命名ルールを採用することで、ファイル検索時間を減らすことができます。
- データの定期バックアップ 重要なデータは外部ドライブやクラウドサービス等を使用し、常にバックアップをとることが肝心です。この行為により、データを失うリスクを最小限に抑えられます。
業務文書化の重要性とその手順
個人や企業が抱える業務を効率よく管理するためには、その内容を文書化することが極めて重要です。業務の手順を整理し書き留めることで、効率的な作業の実現、品質の保持、情報共有の効率化など、多くの利点が得られます。ここでは、業務文書化におけるメリットとその適切な実施方法についてご説明します。
業務文書化の利点
- 手順がはっきりとし、新規スタッフの研修が容易になり、勘違いや間違いの発生を抑制できます。
- 文書化された業務内容は、無駄や改善の余地を探りやすくなり、作業効率の向上につながります。
- 文書による業務手順の統一により、どの担当者が実施しても結果の一貫性が得られます。
- 整理された業務内容は、チームメンバーや異なるセクション間で簡単に共有可能となり、知識の移転と共有を促進します。
業務を効果的に文書化する手段
- 普段使っているところで不便を感じたり、組織にとって重要で影響範囲が広い業務をピックアップします。
- 実施する業務プロセスを丁寧に分析し、その各段階を明瞭に定めます。これには、実行手順のみならず、必要な資源や所要時間の見積もりも含めます。
- 文書を一貫したフォーマットで整えることで、文書化した内容の読みやすさと利用しやすさが格段にアップします。具体的には手順書、点検リスト、フローチャートなどを状況に応じて選びましょう。
- 一度文書化した業務内容は、周期的に見直しを行い、最新の作業状況に即して改訂を進めます。これにより、文書が常に現状に即したものであり、実業務に寄与することが保証されます。
パソコンスキルアップの機会
社内ルールの範囲で許されるならば、ExcelやWordの能力を高める目的で無料で提供されているオンラインツールを積極的に活用するのが賢明です。
通常業務では注力しにくいスキルの学習に、こうした隙間時間を利用することが最も適しています。
これを実践することで、プレゼン資料や、社内の各種書類の品質改善に繋げられるでしょう。
予定のない休日…「何もない時間」が創造力を育むチャンスです
予定がない休みの日は、どう時間を過ごしたらよいのか戸惑います。晴れればアウトドアに出かけたくなるものですが、雨で出かけられない日には家でリラックスすることしかできません。
そのような際、時間を無意味に消費しているような気がする人もいることでしょう。しかし、実はこの「なにもしない」時間が創造性を開花させる絶好のタイミングなのです。
何もしていないときに感じる退屈さを、楽しんでみるのはどうでしょうか。退屈を活かしたひらめきが得られることもあります。いつものようにスマホを操作して動画を観たり、友人と連絡を取り合ったりする代わりに、意図的に「何もしない」瞬間を持つことの重要さを認識しましょう。
人との約束を入れる代わりに、ひっそりと外の様子を眺めてみたり、窓から見える風景で心を落ち着かせたりしてみませんか。そうすることで、心の中が整理され、新たな気持ちにさせられることでしょう。何もしない瞬間が、新しいアイデアを生み出す起点となり、前向きな感情に導いてくれることだってあるのです。このような貴重な時間を、現代の私たちはもっと大切にすべきかもしれません。
時間の有効活用についての考え方
よく「時は金なり」と言われるように、私たちは空いた時間を無駄に感じることが多いのかもしれません。
しかし、仕事の途中で生まれるちょっとした合間とも言える時間、いわば「ひまわり時間」は、実は有意義に使用することが可能です。
例えば、書類の整理や、業務プログラムの文書化に当てることで、将来、仕事をよりスムーズに遂行できるよう準備を整えることができるのです。
一方、予め計画がないような休日は、積極的に何もしない時間として捉え、過ごすのが望ましいかもしれません。何もせず静かに時間を過ごすことで、心も頭もリフレッシュされ、整いやすくなるのです。休日を何もせずに過ごすことが、意外と最良の過ごし方となる場合があります。
ですから、予定が何もない時は、自分のためにリラックスする時間を作り、その時間を心ゆくまで楽しむことも大切だと考えましょう。
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